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Lösungen für Ihre Office-Prozesse

 

Systematisierung und Optimierung der Informationsströme in Mittelstandunternehmen oder auch in Konzernen – darauf sind wir spezialisiert. Wir stellen passende Lösungen rund um dokumentenlastige Prozesse zur Verfügung und generieren so klar messbare Effizienzsteigerungen für Sie.

  • Passgenaue Lösungen für Dokumentenströme
  • Verarbeitung, Automatisierung und Systematisierung aller Eingangskanäle und Geschäftsvorfälle
  • Optimierung der Durchlaufzeiten
  • Standardisierung kaufmännischer Abläufe
  • Service, Software und Infrastruktur aus einer Hand
    • bei Ihnen vor Ort
    • in unseren eigenen Service Centern oder im Nearshoring

 

Ihr Ansprechpartner:

 

Sebastian Nitzsche
Tel.: 030 2408 7658
E-Mail: sebastian.nitzsche@adecco.de

Das leisten wir für Sie:

Prozessgrafik Office

 

 

Mailroom Service

  • Betrieb und Optimierung von Poststellen
  • Postabholung, Öffnen, Sortieren, Verteilung
  • Bearbeitung Post- und KEP-Ausgang
  • Bearbeitung von Mailings und Versandaktionen
  • Verwaltung von Archiven

 

Digitalisierung

  • Verarbeitung aller Eingangskanäle
  • Automatische Klassifizierung und Erfassung relevante Informationen per OCR
  • Automatische Löschung von Leerseiten
  • Sichere Datenübertagung in Ihre Systemumgebung
  • Bereitstellung von Back-Up- und Notfallkonzepten

 

Dokumentenmanagement

  • Bereitstellung eines webbasierten Systems
  • Implementierung von Workflows und Freigabeprozessen
  • Rechte- und Rollenkonzept
  • Wartung und Support
  • Spezielle Lösungen, z. B. für die digitale Personalakte, das Vertragsmanagement und den Rechnungseingang

 

Sachbearbeitung

  • Datenerfassung und –pflege
  • Bearbeitung von Anträgen
  • Systematisierung und Standardisierung kaufmännischer Bearbeitungsstufen
  • Buchhaltung

 

Sales Force Outsourcing

  • Bundesweiter oder regionaler Vertrieb Ihrer Produkte
  • Bestandskundenbetreuung und Neukundengewinnung
  • Zentrale Projektsteuerung

 

Aus der Praxis:

Eine international agierende Direkt-Bank möchte bestimmte Geschäftsprozesse an einen kompetenten Dienstleister auslagern. Hierbei soll sowohl die digitale Posteingangsverarbeitung als auch die nachgelagerte und fallabschließende Backoffice-Bearbeitung durch den Dienstleister verantwortet werden.

 

Die Anforderung/ Unsere Herausforderung:

  • Reduzierung der Bearbeitungsdauer bei Maximierung der Qualität
  • Signifikante Kosteneinsparungen durch Aufspaltung der Prozesse auf Deutschland und Nearshore-Standort des Dienstleisters
  • Skalierbarer Organisationsaufbau und Stabilität bei Volumenschwankungen

 

Unsere Lösung:

  • Kombination aus Inhouse Outsourcing und Verlagerung des Backoffice nach Polen
  • Programmierung spezifischer Software zur Qualitätsmessung
  • Bearbeitung der kompletten Dokumenten- und Warenlogistik der Zentrale (Posteingang, Postausgang, Fax-Server, Archiv, Warenannahme)
  • Übernahme der kundeneigenen IT-Infrastruktur und Software
  • Vorsortierung und manuelle Klassifizierung von über 200 Dokumententypen
  • Scannen und Indizieren des täglichen Posteingangs
  • Vorgangs- und prozessorientiertes Routing der Dokumente nach Polen
  • Bearbeitung von Kontoeröffnungen und -löschungen (Verrechnungs-, Giro-, Tagesgeld-, Fremdwährungs-, Festgeldkonto, Depot), Vollmachten, Überweisungserfassung, Zugangsdatenbestellung, Referenzkonten, Überweisungslimit, mobile Tan-Service und SMS-Benachrichtigungen

 

Mehrwerte:

  1. Qualität
    • Sicherstellung der vollständigen Posteingangsbearbeitung durch Check-In-Verfahren
    • Harmonisierung der Prozesse und Steigerung der Qualität auf über 98 %
    • Reduzierung der Durchlaufzeiten
  2. Kosten
    • Verlagerung des Backoffice an Nearshore-Standort
    • Produktivitätssteigerung durch Prozessoptimierungen
    • Reduzierung des Steuerungsaufwands
  3. Sicherheit
    • Einhaltung aller allgemeingültigen und bankenspezifischen Datenschutzanforderungen
      (Bsp: §25a KWG)
    • Business Continuity Management
    • Einhaltung Compliance-Richtlinien

 

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Zahlen, Daten & Fakten:

 

Posteingang:

  • Bis zu 80.000 Briefe / Monat, tägliches Maximalaufkommen von ca. 6.000 Briefen
  • 20.000 Faxe pro Monat
  • 300.000 Seiten pro Monat

 

Backoffice:

  • 400.000 Geschäftsvorgänge im Jahr

 

SLA:

  • Fehlerquote kleiner als 2,5 %
  • Taggleiche Bearbeitung der Dokumente
  • Weiterleitung eingehender Faxe innerhalb 10 Minuten
  • Bereitstellung Postausgänge zur Abholung bis 16:30 Uhr

 

Adecco Business Solutions

Kontakt

Adecco Business Solutions GmbH

Niederkasseler Lohweg 18
40547 Düsseldorf

Tel.: +49 30 24 08 76 44

Fax.: +49 30 24 08 76 48

E-Mail.: business-solutions@adecco.de